Cine e obligat să aibă casă de marcat în 2026
Regula de bază (OUG 28/1999, actualizată): orice operator economic care încasează integral sau parțial cu numerar sau card de la persoane fizice, pentru vânzări de bunuri sau prestări de servicii cu amănuntul, are obligația să emită bon fiscal printr-un aparat de marcat electronic fiscal (AMEF). Excepțiile sunt punctuale (ex. anumite servicii cu factură emisă direct) și trebuie verificate pe activitatea ta concretă, nu presupuse.
- Magazine fizice, HoReCa, service-uri, saloane, cabinete — practic orice retail către persoane fizice.
- Obligația există și pentru AMEF fiscalizate dar nefolosite: odată instalată, casa trebuie conectată la ANAF.
- Comerțul exclusiv online cu încasare prin procesator de plăți are reguli proprii — nu presupune automat AMEF, dar curierii cu ramburs cash da.
- A apărut cadrul legal pentru casa de marcat virtuală (AMEF-V) — aplicație software care poate înlocui aparatul fizic pentru anumite categorii.
Fiscalizarea pas cu pas: C801 → NUI → F4102
Fluxul standard: (1) depui formularul C801 în SPV și primești certificatul cu Numărul Unic de Identificare (NUI) al aparatului; (2) tehnicianul acreditat vine la punctul de lucru, scrie NUI în memoria fiscală, sigilează aparatul și îl conectează; (3) se depune F4102 la ANAF pentru finalizarea instalării. Dosarul include actele firmei și dovada spațiului pentru punctul de vânzare (contract de închiriere, comodat, certificat ONRC etc.).
- C801 se depune online în SPV — ai nevoie de acces SPV pe firmă (certificat digital sau credențiale).
- NUI e unic per aparat și per punct de lucru — mutarea casei la alt punct cere refiscalizare.
- Păstrează dosarul de fiscalizare: la control se cere istoricul aparatului.
Conectarea la serverele ANAF — nu e opțională
AMEF-urile cu jurnal electronic transmit datele către ANAF prin internet: rapoartele Z și bonurile ajung automat în sistemul RO e-Case de marcat. Dacă aparatul nu are conexiune permanentă, există procedura de raportare offline cu declarații periodice (A4200/A4203), dar regimul standard în 2026 este conectat, cu transmitere automată.
- Verifică în SPV că datele casei tale chiar ajung la ANAF — nepotrivirile ies la iveală la control, nu când îți convine ție.
- Rapoartele Z lipsă sau netransmise generează notificări de conformare și apoi controale.
- ANAF corelează datele AMEF cu e-Factura, SAF-T și extrasele bancare — evidența paralelă „pe caiet" nu mai are unde să se ascundă.
Bonul fiscal, CIF-ul pe bon și POS-ul obligatoriu
Bonul fiscal rămâne documentul legal pentru încasările de la persoane fizice. La cererea clientului, bonul cu CIF-ul cumpărătorului ține loc de factură simplificată în limitele legale. Separat, comercianții au obligația să ofere clienților posibilitatea de plată cu cardul — fie POS clasic, fie aplicație SoftPOS pe telefon.
- Bon cu CIF la cerere = mai puține facturi de întocmit ulterior pentru clienți persoane juridice.
- POS obligatoriu indiferent de cifra de afaceri pentru comercianții cash&carry cu casă de marcat.
- Un sistem POS software bun emite bonul, procesează cardul și scade stocul dintr-o singură operație.
Amenzi și riscuri reale
Lipsa casei de marcat acolo unde e obligatorie se sancționează cu amenzi de ordinul 8.000–10.000 lei plus suspendarea activității punctului de vânzare până la remediere. Neemiterea bonului, needitarea rapoartelor sau netransmiterea datelor au propriile sancțiuni. Suspendarea activității doare mai tare decât amenda: pentru un magazin, fiecare zi închisă e venit pierdut definitiv.
Integrarea cu stocul, NIR-ul și contabilitatea
Aici pierd banii cele mai multe firme mici: casa de marcat emite bonuri, dar stocul se ține în Excel și contabilitatea primește la final de lună un teanc de rapoarte Z. Rezultat: stoc scriptic diferit de cel real, inventare de coșmar, TVA calculat pe corecturi. Un sistem integrat leagă vânzarea de la casă direct de stoc (scădere automată), de recepția de marfă (NIR) și de jurnalele contabile.
- Vânzare la casă → stoc scăzut automat → alertă la stoc minim → comandă către furnizor.
- Recepție marfă cu NIR → intrare în stoc + înregistrare contabilă dintr-un singur document.
- Raport Z → jurnal de vânzări → decont TVA, fără recopiere manuală.
- e-Factura primită din SPV (facturile furnizorilor) se împerechează cu NIR-urile.
Cum pornești: IMFS Start la 15€/lună
Planul IMFS Start (15€/lună, primele 2 luni gratuite, 3 utilizatori) acoperă exact fluxul unui magazin sau firme mici: facturare + e-Factura (emisă și primită din SPV), POS Retail cu până la 3 case, gestiune stoc cu NIR și pontaj angajați. Nu cumperi un ERP de corporație ca să ții o alimentară în regulă.